home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / db3plsar / manual.txt < prev    next >
Text File  |  1986-07-23  |  6KB  |  126 lines
  1.  ------------------------------------------------------------------------------
  2.             JAY'S A/R - Accounts receivable system for dBase III PLUS
  3.                                          
  4.     This runs best off a hard disk. You will need to modify the MENU.PRG
  5.  to set the default drive. It will support credits to an invoice or to an
  6.  unapplied credit for the customer. It unfortunately does not support partial
  7.  payments from the payment to invoice option. You must edit invoices if
  8.  partial payments are received. You should NOT get the error message "Too
  9.  many files are open",if you do,then set your config.sys to files=20 and
  10.  buffers=25. The only place you can expect this program to be buggy is the
  11.  option that prints statements for ALL customers. It will not print the first
  12.  customer,it will start on the second one. It will then print all customers
  13.  statements(unless they have a 0 balance),but will go to an EOF dBase error
  14.  message. Just answer No and it will drop you to the dot prompt.         
  15.     This program includes 4 binary files which are called and run from within
  16.  the program. The assembly language version is included also.
  17.                                          
  18. ---------------------------- JAY'S OFFICE SUPPLIES,INC.-----------------------
  19.                           824 Camino Del Rio North - #329
  20.                                 San Diego,CA 92108
  21.                                 voice (619)295-6053
  22.                                 data (619)291-5682
  23.  
  24.                                  Accounts Receivable
  25.                                     Users Manual                          Page 1
  26.  
  27.  To start up:
  28.  
  29.    a)Put dBASEIII+ program disk in drive A (or copy to hard disk)
  30.  
  31.    b)Put AR program disk in drive B (or copy to hard disk)
  32.  
  33.    c)Type DBASE MENU to start program.
  34.           ~~~~~~~~~~
  35.  
  36.  Important...If the main menu appears scrambled,there is a simple way to fix it.
  37.    If you do not have graphics installed in your computer,the main menu will
  38.    not display correctly. To use this program you should get dBase up to the
  39.    dot prompt then enter the command DO B:FIXTXT  this will remove the 4 ASCII
  40.    text files,and replace them with alternates.
  41.  
  42.  
  43.  Sample data in files:
  44.  
  45.      There are 9 sample customers and 25 invoices for them in this program. To
  46.      delete a customer choose option 6-(Edit account),to delete an invoice
  47.      choose option 2-(Edit invoice). With the cursor on the record you want to
  48.      delete,press Ctrl and U keys at the same time. Then run the option that
  49.      removes the paid invoices,and both of your databases will have all of the
  50.      records you have marked for deletion totally removed.
  51.  
  52.      If you want to clear the sample databases,enter the following commands:
  53.  
  54.      USE CUST
  55.      ZAP
  56.      USE INV
  57.      ZAP
  58.  
  59.      Then enter your own customer names.
  60.      !! Be CAREFUL of the ZAP command-it empties a database.
  61.                                          ~~~~~~~
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.                                                                          Page 2
  69.  
  70. End of month notes:
  71.  
  72.     Before running bulk statements you should remove the paid invoices from the
  73.     invoice file.If you don't,it will run slower,and paid invoices are not
  74.     shown on the statement anyway. Use option F8 of the sub-menu to do this.
  75.     These paid invoices are saved in a database called PAID.DBF if you should
  76.     ever need to check on them.
  77.  
  78.     Before running bulk statements for all customers,be sure to update balance
  79.     for all customers,then sort the invoice file by using option F4 of the
  80.     sub-menu.
  81.  
  82.  
  83. Regarding the order of the customer labels print:
  84.  
  85.     Our account numbers are really character fields in order to allow for
  86.     accounts such as 181A,181B,181C etc.
  87.     Because of this when you enter an account with a small number,it will still
  88.     be at the bottom of the file.
  89.     You can access the file CUST.DBF, and will find a field named NUMBER.
  90.     Rearrange your customers in the order you want them to appear by changing
  91.     the number field,then sort the file on the NUMBER field to TEMP. Then
  92.     copy TEMP to CUST,re-index the whole thing on the account field.
  93.     The proper syntax for this command is as follows:
  94.  
  95.     USE CUST
  96.     BROWSE FIELDS ACCT,NAME,NUMBER  (when done press Ctrl W or Ctrl End to save)
  97.     SORT ON NUMBER TO TEMP
  98.     USE TEMP
  99.     COPY TO CUST
  100.     USE CUST
  101.     INDEX ON ACCT TO ACCT
  102.  
  103. Access to DBASE:
  104.     a)From a dot prompt you can always access the "ASSIST" mode of DBASE with
  105.       the F2 key,this gives you total access to the database files
  106.     b)The F1 key is a complete on-line tutorial for DBASE
  107.     c)All of the rest of the function keys are reassigned by the menu.
  108.  
  109. Forms for your printer:
  110.  
  111.     This program is designed to run on forms with a paper width of 9 1/2".
  112.     All forms with the exception of the past-due mailers and the mailing labels
  113.     are on standard blank computer paper. If you decide you would like to have
  114.     custom printed statement forms,please contact us for pricing.
  115.  
  116.     The past due mailers are Tops brand # 5062  Our price is $49.95/box of 350
  117.  
  118.     The 2-wide labels are Avery brand # 4143    Our price is $8.95/box of 2000
  119.     Labels form width is 9 1/2"
  120.  
  121.     We can ship these and many other products to you from 1 of 8 warehouses
  122.     located across the nation. Drop us a note and we will send you a free
  123.     catalog with over 20,000 office and computer related products.
  124. 
  125.  
  126.